5 Aturan Agar Meeting Anda Sukses

5 Aturan Agar Meeting Anda SuksesTIPSWIRAUSAHA.COM – Rapat. Kata tersebut telah hampir menjadi identik dengan membuang-buang waktu. Mengutip Captain Kirk, “Pertemuan ini merupakan acara di mana menit disimpan dan jam-jam hilang.” Adakan pertemuan dan Anda hampir bisa mendengar erangan kolektif dari lorong.

Sebagai seorang eksekutif atau manajer, jika Anda menelepon pertemuan, berikut adalah lima aturan untuk memastikan bahwa pertemuan Anda tidak berakhir dengan membuang-buang waktu, sumber daya dan uang.

1. Sebelum Anda menjadwalkan pertemuan, pikirkan dulu

Kesannya suatu pertemuan memang seharusnya produktif. Namun bagaimana jika sebaliknya? Bagaimana jika sebagian besar pertemuan tidak produktif, dan dianjurkan hanya dalam kondisi tertentu?

Sebelum Anda menjadwalkannya, pikirkan dulu. Tanyakan pada diri sendiri, “Apa hasil yang diharapkan? Apa yang ingin saya capai? Mengapa saya harus menempatkan orang di sebuah ruangan bersama-sama?”

2. Undang pemain, bukan penonton

Kita cenderung lebih mengundang orang untuk pertemuan. Sama seperti kita lebih “cc” orang dalam email, kita menganggap lebih baik mengundang semua orang daripada ada yang terlewatkan. Cara berpikir itu mungkin masuk akal untuk pesta liburan tahunan, tapi tidak untuk rapat perusahaan.

Semakin banyak orang dalam sebuah pertemuan, semakin sedikit tanggung jawab yang dimiliki setiap orang. Jika setiap orang tidak merasa perlu, mereka tidak akan menindaklanjuti item yang dibahas. Mereka akan menganggap bahwa orang lain akan melakukannya.

Dengan membatasi ‘penonton’, Anda menetapkan pertemuan agar lebih singkat, lebih menarik dan lebih mudah untuk melakukan tindak lanjut secara efektif.

3. Rapat seharusnya tidak mengisi waktu, berikan waktu melakukannya

Kita cenderung memblok waktu yang cocok dengan kalender kita. Itu adalah cara mundur memandang alokasi waktu. Anda tidak menyesuaikan pertemuan ke kalender; Anda menggunakan kalender untuk menangkap waktu yang diperlukan untuk pertemuan.

Pertemuan harus berlangsung hanya selama dibutuhkan untuk mencapai tujuan tertentu. Ketika Anda menjadwalkan pertemuan, tanyakan pada diri sendiri berapa lama Anda memerlukan waktu untuk mencapai hasil yang diharapkan. Rencanakan pertemuan untuk waktu itu.

Jadwalkan pertemuan 18 menit jika Anda merasa itulah yang Anda butuhkan. Jika Anda mencapai tujuan Anda dalam waktu yang lebih singkat, akhiri lebih cepat.

Tunjukkan pada rekan Anda, Anda menghargai waktu mereka dengan mengalokasikan apa yang Anda antisipasi perlu dan kemudian akhiri lebih awal jika tugas itu dilakukan lebih cepat.

4. Fokus!

Siapapun yang menghadiri pertemuan, harus bertanggung jawab untuk mendorong agenda dan menjaga agar pertemuan fokus dan berorientasi pada aksi.

Seringkali, pertemuan itu diadakan dan ada kejelasan siapa yang bertanggung jawab. Satu orang mulai dan kemudian yang lain memotong dan mengalihkan percakapan. Sementara semua orang harus bisa berpartisipasi, hanya satu orang yang harus bertanggung jawab atas keseluruhan pertemuan.

“Pemilik” harus memulai agenda dan bertanggung jawab untuk mengawasi pertemuan bersama dengan cara yang efisien. Pada akhirnya, pemilik harus menjadi orang yang mengalokasikan, dan mencatat, juga menindak item.

5. Akhiri dengan langkah aksi

Rapat adalah tempat untuk berbicara, tapi bicara merupakan hal yang mudah kecuali jika diikuti dengan tindakan. Pada akhir setiap pertemuan, harus ada pengumuman item tindakan yang muncul dari diskusi.

Item tindakan harus diedarkan ke kelompok dan kemudian dibahas di awal pertemuan berikutnya. Peserta rapat harus tahu apa yang harus mereka lakukan dan bahwa akan ada waktu di mana tindakan mereka akan ditinjau.

Rapat dapat menjadi alat yang paling kuat dalam keberhasilan bisnis Anda. Namun, sebagaimana alat lainnya, Anda hanya dapat sepenuhnya menuai keuntungan ketika Anda menggunakannya dengan benar.