10 Cara Mengelola Tim Virtual

10 Cara Mengelola Tim VirtualTIPSWIRAUSAHA.COM – Jika Anda mengelola satu atau lebih tim virtual, Anda tidak sendirian. Survei yang dilakukan Workforce 2020 menyatakan bahwa 83 persen dari eksekutif berencana untuk meningkatkan penggunaan konsultan atau karyawan intermiten selama tiga tahun ke depan.

Tim virtual dapat menjadi tantangan untuk dikelola karena salah satu kebutuhan untuk menciptakan budaya perusahaan dari jarak jauh. Berikut adalah 10 strategi untuk sukses membangun tim virtual yang dapat diimplementasikan langsung.

1. Tentukan sistem kerja

Orang yang berbeda memiliki cara yang berbeda dalam melakukan tugas-tugas. Standar pengaturan dapat mempersingkat waktu yang dibutuhkan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Dengan menetapkan standar dan mendefinisikan sistem kerja berulang, tim memiliki pertanyaan umum cenderung lebih sedikit dan tahu berapa lama tugas bisa diselesaikan.

Sistem kerja ini memerlukan penyesuaian untuk memungkinkan efektivitas maksimum dan kebebasan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas dengan kemampuan terbaik.

2. Membangun beberapa alat komunikasi

Manfaat mendirikan beberapa alat komunikasi ada dua kali lipat. Pertama-tama, tim Anda memiliki cara untuk mengkomunikasikan sesuatu yang mendesak untuk orang yang tepat, segera. Kedua, hal itu menyatukan proses seperti apa yang akan digunakan untuk panggilan konferensi, rekaman layar, dan sebagainya. Alat ini jelas digunakan untuk apa, yang memberikan kontribusi untuk menciptakan perasaan internal kebersamaan.

3. Menjadwalkan pertemuan rutin

Penjadwalan briefing pada waktu yang sama pada hari kerja yang sama memberikan kontribusi untuk menciptakan rutinitas. Rutinitas menciptakan keakraban tim. Membuat tim merasa nyaman dan mengurangi stres. Panggilan video adalah salah satu cara terbaik untuk memaksimalkan efisiensi karena mereka menciptakan perasaan seperti berada di kantor secara rutin.

4. Memiliki pengiriman yang jelas dan rinci

Cukup memberitahu seseorang untuk melakukan sesuatu biasanya bukan cara yang populer untuk pergi tentang mengelola tim. Micro-mengelola tidak baik yang mengapa beberapa manajer menghindari memberikan instruksi dengan terlalu banyak rincian.

Berikan deskripsi yang lebih rinci tentang tugas-tugas dengan contoh-contoh dari bagaimana hasil akhir akan terlihat. Berikan tim kebebasan untuk melaksanakannya dari instruksi dan harus berurusan dengan kesalahpahaman potensial.

5. Pastikan jam kerja tumpang tindih

Terlepas dari zona waktu anggota tim Anda berada, dianjurkan untuk memiliki setidaknya tiga sampai empat jam sehari di mana sebagian besar tim online pada saat yang sama. Bahkan jika beberapa anggota tim sepertinya tidak saling membutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas mereka, online pada saat yang sama membawa tim lebih dekat dan merupakan pemecahan masalah solusi tercepat yang ada.

6. Menciptakan lingkungan kerja profesional

Pakaian dan lingkungan kerja profesional bebas gangguan merupakan bagian dari budaya perusahaan. Selain itu, pengaturan standar profesional kontribusi agar efisien dan menempatkan orang-orang dengan pola pikir yang benar.

7. Pilih (video) panggilan melalui chatting dan email

Dengan Skype dan email yang tersedia di ujung jari setiap orang, sangat menggoda untuk chatting dan mengirim email cepat setiap kali ada sesuatu untuk didiskusikan. Hal ini dapat dengan mudah menyebabkan kesalahpahaman. Dengan tim virtual, melakukan panggilan video atau setidaknya panggilan biasa lebih dari satu cara untuk menghindari kesalahpahaman. Mereka menghubungkan anggota tim pada tingkat yang lebih pribadi.

8. Temukan orang yang tepat untuk bekerja bersama

Tidak semua orang cocok untuk pekerjaan jarak jauh dan tidak semua orang cocok bekerja dalam tim. Ada banyak tes kepribadian profesional di luar sana, dan mereka dapat menjadi cara yang bagus untuk menentukan apakah seseorang tepat bekerja dalam tim Anda. Jika tidak, beralih ke kandidat berikutnya.

Selain itu, melakukan pemeriksaan ganda pada semua referensi adalah suatu keharusan untuk memastikan.

9. Membangun sistem meritokrasi

Meritokrasi – atau proses memberikan penghargaan dan pengakuan berdasarkan keahlian mereka – merangsang orang untuk bekerja lebih keras dan lebih baik. Pastikan untuk mengatur sistem reward untuk menjaga tim Anda termotivasi dan untuk lebih menentukan anggota tim yang dapat mengambil lebih banyak tanggung jawab.

10. Gunakan alat manajemen proyek

Alat manajemen proyek dapat ideal untuk melacak tenggat waktu. Mereka juga mengirim peringatan dan pengingat untuk tenggat waktu dan memberi Anda gambaran singkat harian, mingguan atau bulanan tentang apa yang perlu dilakukan, oleh siapa, dan kapan. Hal-hal seperti Google Docs masih bisa menjadi tambahan yang bagus dan sama berlaku untuk aplikasi pelacakan waktu.